Gestion de courrier

En quelques années, Maarch LetterBox est devenu une solution incontournable de gestion de courrier, en particulier grâce à sa stratégie de développement : comme toutes ses fonctionnalités ont été conçues par ses utilisateurs, l'application ne fait que ce qu'elle doit faire !

Indexation rapide et intuitive

Maarch LetterBox peut capturer tous les flux de documents entrants de votre organisation : courrier postal, fax, emails, documents numériques. L'application a été conçue pour reproduire vos processus existants sans le modifier, et ainsi minimiser le temps d'adaptation et le risque de rejet de la part des utilisateurs. Elle peut gérer des pôles de numérisation centralisés ou répartis dans les services, et adapte ses processus à vos habitudes : circuits de validation des courriers et des réponses, traitement individuel ou collectif des demandes, gestion fine des droits et des accès aux documents, etc.

Circulation

La circulation documentaire s'effectue grâce à notre moteur de workflow "non-deterministe", par le biais des bannettes virtuelles. Les bannettes présentent aux utilisateurs un ensemble de documents répondants à des critères prédéfinis : les courriers à traiter, les courriers à valider, etc. Les documents circulent alors de bannette en bannette et d'utilisateurs en utilisateurs par le biais de changements de statut ou par le transfert vers un autre utilisateur.

L'application laisse les utilisateurs, qui connaissent leur travail, décider quelle doit être l'étape suivant et qui doit la réaliser. Maarch LetterBox ne fait  les aider à faire la bonne décision et limite, en fonction de leurs droits, ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire.

Gestion des réponses

Plusieurs réponses, ou brouillons de réponses, peuvent être attachés à une demande, permettant ainsi une rédaction collaborative et un contrôle par les pairs des réponses. Maarch LetterBox affecte aussi à chaque courrier une date limite de traitement à chaque courrier. Les utilisateurs seront notifiés automatiquement des nouveaux courriers à traiter et des courriers en retard.

Archivage automatique

Maarch LetterBox a été développé à partir de la plateforme d'archivage électronique Maarch Framework : chaque courrier et réponses sont traités comme des entrées d'archives : Leur intégrité peut être vérifiée à tout momentleur tout leur historique est conservé.

Vos documents sont conservés en toute sécurité et votre organisation ne subira plus de perte de courrier.

Pilotage de l'activité

Maarch LetterBox fournit des fonctionnalités de reporting et de pilotage avancées. Vous pourrez produire tous les états et rapports qui vous permettrons de gérer et d'optimiser l'activité courrier de votre organisation.