Conseil

Pré-étude GED

L'étude préalable GED proposée par nos consultants a pour objectif d'aider l'Entreprise à imaginer puis mettre en perspective les opportunités offertes par la nouvelle économie numérique.

Les axes d'étude portent en général sur les aspects suivants :

• Echanges avec les partenaires
• Transmission de documents dématérialisés aux clients finaux
• Fluidification de la circulation courrier
• Détermination des points de dématérialisation

Une équipe de consultants confirmés

Nos consultants se tiennent régulièrement informés des derniers développements technologiques, en participant aux séminaires organisés par les acteurs du monde documentaire : éditeurs GED, éditique, numérisation, prestataires de service en archivage et numérisation, opérateurs de plates-formes de dématérialisation.

Ils ont aussi l'occasion de travailler en amont de projet, au niveau des comités de direction, et enchaînent à ce jour les projets d'étude, de sorte que leur connaissance du marché et des métiers, principalement dans le domaine de l'assurance, est aujourd'hui très large.

Régulièrement, nous organisons des réunions d'échanges internes, au cours desquelles nous partageons méthodes et concepts sur les études menées.

Éthique et confidentialité

Nos consultants ne sont associés à aucun éditeur ni fournisseur de service de dématérialisation, hormis bien entendu nos logiciels libres. Nous sommes en contact informel avec certains d'entre eux, principalement dans notre mission de conseil et de veille technologique. Nous sommes toujours ouverts à tous les éditeurs pour qu'ils nous présentent les dernières évolutions stratégiques ou produit.

Vous pourrez ainsi toujours compter sur notre parfaite impartialité dans le cadre d'un appel d'offre, mais aussi sur notre connaissance des forces et faiblesses de chaque outil, leur adéquation au contexte de votre projet.

Chaque mission débute par la signature d'un accord de confidentialité, dans lequel nous nous engageons à ne divulguer aucune information confidentielle pouvant nuire à votre activité ou amoindrir un avantage concurrentiel.

Analyse de l'existant

Toute étude préalable GED débute par l'analyse de la situation actuelle.

Une première journée est consacrée au lancement de projet, où notre interlocuteur présente les principaux flux métier. Nous calons ensuite des rendez-vous d'entretien avec les intervenants du processus actuel.

Ces entretiens sont réalisés avec le management de l'entreprise et les personnes participant au processus documentaire.

Les processus existants sont recensés, l'enchaînement des étapes est étudié globalement avec les flux d'informations correspondants. Les processus critiques sont aussi identifiés.

Élaboration des scenarii des processus cible

Cette phase est un travail exploratoire, menée en partenariat avec le responsable de l'étude, visant à déterminer :

• les technologies et outils à même d'optimiser les processus existants ;
• les nouvelles organisations à mettre en oeuvre pour bénéficier des évolutions technologiques et normatives.

Elle apporte des réponses aux questions suivantes :

• où placer les points de dématérialisation, dans le respect des contraintes techniques et budgétaires ?
• quels doivent être les processus à appliquer ?
• quel type de matériel ?
• quel type d'outil de GED ? de Workflow ? de LAD ?

Analyse d'impact

Une fois le ou les scenarii dégrossis, nous procédons à une étude d'impact. Celle-ci mesure leurs conséquences humaines, financières, et techniques.

• humaines : Combien d'ETP (équivalents Temps Plein) sont nécessaires au fonctionnement de la nouvelle organisation. Combien sont libérés ?
• financières : Quels sont les coûts matériels, logiciels, et de service approximatifs ?
• techniques : Quels sont les impacts sur les infrastructures, en particulier au niveau du réseau ?

Les résultats sont agrégés au sein d'un tableau Excel, reprenant :

• Calendrier des investissements amortis (matériel)
• Calendrier des coûts non récurrents (prestations, projets)
• Calendrier des coûts récurrents (stockage, entretien, gestion)

Contexte normatif et règlementaire

Il existe en France une norme pour la conservation des documents électroniques à valeur légale, référencée AFNOR NFZ42-013. Cette norme a bénéficié depuis sa sortie d'une réponse favorable du marché, porté il est vrai par les demandes des projets.

Il existe aujourd'hui de nombreux projets estampillés "Z42". Pourtant, il est difficile d'obtenir une visibilité claire sur ce qu'il est possible de faire en terme juridique, car le vocabulaire est confus pour un informaticien et les textes nombreux.

Grâce aux différentes études, nous disposons d'informations et d'éclaircissements provenant des services juridiques de grandes entreprises, avec une très bonne visibilité du cadre juridique français, ce qui ce fait au niveau de nos partenaires européens.

Présentation orale de l'étude préalable GED

L'ensemble de l'étude préalable GED est présenté lors d'une réunion au management de projet, au travers d'une présentation PowerPoint regroupant les éléments clés.

La durée de l'étude (de 5 à 15 jours) dépendra de l'étendue du périmètre. A la suite de la décision du comité de pilotage, elle pourra donner lieu au montage d'un dossier d'appel d'offre dédié.