Solution gestion de courrier
Vous souhaitez installer une solution de gestion de courrier au sein de votre structure ?
Vous aimeriez savoir si notre produit est adapté à vos besoins ?
Voici toutes les avantages de l'application Maarch pour la gestion du courrier
Matrice Technique et Fonctionnelle
Vous souhaitez mettre en place une gestion de courrier, voici le détail des standards développés dans l'application, matrice technique et fonctionnelle.
10 bonnes raisons de passer sur Maarch
Vous utilisiez Maarch LetterBox pour la gestion de votre courrier ? Voici les 10 bonnes raisons de passer sous l'application Maarch qui intègre le module gestion de courrier et propose toutes les fonctionnalités GEC que vous attendez !
| Thèmes |
Maarch LetterBox |
Maarch |
|---|---|---|
| Domaines couverts | Application spécialisée uniquement dans la Gestion du Courrier | Solution complète : Système d’Archivage Électronique (SAE) perfectionné, auquel sont ajoutées des fonctionnalités de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Gestion Électronique de Courriers (GEC) |
| Notifications | 1 seul niveau de notification : à l’indexation, pour les courriers à traiter et les relances |
Le système de notification Maarch est plus avancé : il se fait à tous les niveaux de traitement (notification sur tous les évènements fonctionnels ou administratifs) La notification est personnalisable et peut contenir, en plus du lien, le document en pièce jointe (pour les élus et les personnes itinérantes) |
| Module de gestion de contenu > Modèles | Non disponible | Gestion avancée des modèles de réponse, intégrée à la solution. Plus besoin de passer d’une application à l’autre. Microsoft Office, Open Office ou Libre Office sont utilisés pour la fusion et le publipostage (champs de la base intégrés aux documents sortants tel que nom, coordonnées, service traitant etc…). |
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Travail collaboratif sur les réponses Circuits de validation avancés |
Minimaliste Workflow figé à 5 statuts |
Intégration de réponses-type liées à votre service
Passage de corbeilles en corbeilles pour validation des différents intervenants avec modification intégrée au modèle de réponse. Seule la réponse apportée au destinataire final est « archivée » dans la solution. Plusieurs niveaux de validation possible Permet de définir des workflow complexes, au-delà de 5 statuts. |
| Fonctions de classement et de recherche plan de classement, dossiers, recherches, mots-clés, liens |
Pas de « tri» des documents mais système de classement très ouvert | L’application permet de - créer un plan de classement, fonction propre au système d’archivage électronique - créer des chemises, sous-chemises, déterminer des types de documents contenus. Le processus de rangement est structurant. Les types de documents sont reliés aux types de dossiers prédéfinis. - rechercher de façon étendue à toutes les corbeilles (même les documents clôturés sont retrouvés facilement) - grouper des documents sous un même mot-clé / thème, exploitable dans la recherche. - créer des liens logiques entre différents documents autour d’un même sujet. |
| Champs personnalisés | Formulaire d’enregistrement et de qualification figé | Formulaire d’enregistrement et de qualification dynamique en fonction du document. On peut ajouter des champs liés au type du document et gérer des numéros chrono. |
| Gestion des droits de sécurité optimisée | Tous les points d'entrée vers de document doivent être listés | La définition des droits et des profils est plus souple. Elle s'appuie sur la structure hiérarchique définie : tous les éléments sous un niveau peuvent être hérités. |
| Mode SaaS | Non disponible | Le mode SaaS est uniquement proposé pour Maarch L’application est hébergée, maintenue, sauvegardée par les équipes Maarch qui assurent la redondance des données et la continuité de service. Vous bénéficiez toujours de la dernière version disponible. La maintenance et le support sont inclus dans le tarif du service. La tarification est fonction de la taille des communes / nombre de documents enregistrés. |
| Saisie des champs | Saisie de l’ensemble des champs en cas d’oubli d’un champ à indexer | Page d’indexation plus souple. En cas d’oubli d’un des champs, les zones déjà saisies restent visibles |
| Ergonomie et utilisation |
Créées depuis un socle commun, les 2 applications ont un même « code génétique » : les menus, écrans, boutons sont similaires, tout comme les processus d’enregistrement, indexation ou de recherches. Au final, il y a peu de changement pour les utilisateurs ! Si ce n’est dans les fonctionnalités disponibles ! |
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