ECA Assurances intègre Maarch Entreprise à sa solution métier pour optimiser sa gestion documentaire.

ECA Assurances, société de courtage, spécialiste de l'assurance de particuliers, a interfacé Maarch Entreprise avec son application Java « Mimente », utilisée depuis 2009. Maarch Entreprise est le système d'archivage, de workflow et de restitution de l'ensemble des dossiers ECA Assurances.

Maarch Entreprise intégré à l’outil métier

Maarch Entreprise intervient dans la numérisation et l’archivage des dossiers des assurés (logiciel de Gestion Electronique de Documents). Les dossiers numérisés sont exploités au travers de Mimente la solution métier.
ECA Assurances a besoin de consulter les pièces constitutives d’un dossier assuré dématérialisé, depuis un outil de GED (Maarch Entreprise) intégré à son outil métier (Mimente).

Les dossiers assurés regroupent dans un dossier physique unique enrichi au fil du temps l’ensemble des informations afférentes à leurs clients (informations administratives, professionnelles et civiles, devis, contrats et avenants, courriers entrants).

De l’arrivée des pièces à leur traitement

Tous les documents entrants d’ECA Assurances sont numérisés par un prestataire externe qui déverse les documents dans Maarch Entreprise. Les documents papiers sont ensuite archivés. Les documents numériques sont dispatchés de façon manuelle ou automatique. Ce sont près de 400 courriers par jour qui sont ainsi traités.

La répartition automatique est effectuée sous Maarch Entreprise. Elle concerne près d’un document sur cinq. L’automatisation est possible grâce à l’OCR qui fonctionne parfaitement sur les documents formatés. Le document est placé pour traitement dans la corbeille de l’un des 200 utilisateurs et rangé en dossier. Maarch Entreprise reprend la cartographie des services. Les documents sont envoyés en temps réel, en mode synchrone, par WebService, ce qui permet d’assurer un suivi strict de l’injection.

La répartition manuelle se fait directement sur Mimente. La cartographie des services est codée dans Maarch Entreprise, accessible en WebService depuis Mimente, permet un routage éclair des documents entrants.

Témoignages

Marc JULIEN, Responsable d'Exploitation

 Nos utilisateurs apprécient tellement l’outil qu’ils sont passés d’une phase passive à une phase de demande active. Ils nous demandent des évolutions pointues et incitent les services non équipés à passer sur l’outil de GED. Ainsi, nous avons mis à disposition les fonctions GED à notre Réseau Commercial Salariés. Nous l’avons étendu à un accès à nos prestataires extérieurs (commerciaux ou autre) et utilisons ce système de transmission plus rapide et plus faible que la transmission par email. Nous pouvons ainsi contrôler la visualisation du document.

Cédric MOULIER, Ingénieur développeur auquel le projet GED a été confié sous la responsabilité de Christophe DARDILLAC, chef de projet

Nous n’imaginions pas l’importance d’avoir 2 écrans. Désormais nous ne pouvons plus nous en passer !

Chiffres clés

• 30 services répartis entre Paris, Lyon et Casablanca
• + de 200 utilisateurs
• 265 000 pages de documents entrants scannés, soit 79k par an
• 300.000 documentsen base soit 30 Go et base de 1Go avec recherche Full text
• 50 corbeilles
• Prise en compte des informations de 10 fax entrants
• 400 courriers par jour

En savoir plus sur ECA Assurances

ECA Assurances est un pionnier de l’assurance sur Internet. Société de courtage, spécialiste de l'assurance de particuliers, ECA-Assurances conçoit et gère des produits qui répondent à l'ensemble des besoins : assurance de personnes, animaux de compagnie, biens. Venez découvrir leur offre sur http://www.eca-assurances.com!